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늘 시간이 부족한 당신을 위한
시간 관리법

시간은 모든 사람에게 공평하다. 일 잘하는 사람에게도, 지각을 일삼는 사람에게도
누구나 하루는 24시간씩 주어진다. 그러나 그 시간을 어떻게 보낼지, 어떻게 활용할지는 개인마다 천차만별이다.
주어진 시간 안에 질 높은 결과물을 만들고, 남은 시간을 자신에게 투자하는 것은 모든 직장인의 바람.
조직의 업무 향상은 물론 개인의 여가 시간 확보를 위해서도 꼭 필요한 시간 관리, 어떻게 해야 할까?

정리 편집실 참고 도서 <회사에서 꼭 필요한 최소한의 시간력> (고미야 가즈오시, 비전코리아), <깔끔한 업무관리·정리정돈> (존 코트, 비즈니스맵)

시간 관리법
업무에 따른 우선순위

Step 1. 새는 시간 추적하기

업무 시간에 불필요하거나 개인적인 전화 통화를 하는가? ‘인맥 관리’라는 명분 아래 이 부서 저 부서 왔다 갔다 하며 시간을 낭비하고 있지는 않은가? 얼굴을 보고 얘기할 수 있는 동료와 메신저를 하는가? 이 질문에 한 가지라도 해당한다면 특정한 날을 잡아서 자신의 하루를 추적해보자.

업무 처리 시간과 자투리 시간에 하는 일 그리고 한 가지 일을 중단하고 새로운 일을 시작하기 전 자신의 행동을 시간대별로 꼼꼼히 기록하는 것이다. 사용 시간을 적을 때마다 죄의식을 느낀다면 낭비하는 시간을 추적하는 데 성공한 셈이다. 시간 관리의 첫 번째 단계는 불필요한 요소를 찾고 늑장을 부리는 습관을 발견하는 것에서 출발한다.

Step 2. 업무의 우선순위 정하기

새는 시간을 추적했다면 목표와 중요도에 맞게 업무의 우선순위를 설정한다. 해야 할 일을 펼쳐 놓고 위 표를 기준으로 세부 영역을 분류한다. 이렇게 분류한 네 가지 영역에서 A를 먼저 처리하는 것에는모두 동의할 것이다. 그리고 D 영역의 업무는 취소하거나 연기하여 낭비되는 시간을 확보하자.

문제는 B와 C다. 대개의 직장인들은 중요하지 않지만 급한 일이므로 C를 먼저 처리하는데, 시간 관리를 통해 생활의 질을 높이려면 긴급한 일보다는 중요한 일에 우선순위를 둬야 한다. 가장 좋은 방법은 C의 일을 다른 사람에게 위임하거나 업무를 축소하고, B와 A를 같이 처리하는 것이다. B의 경우 한 번에 해결하려 하지 말고 장기적인 계획을 세워 시간을 배분하는 것이 관건이다.

Step 3. 구체적인 스케줄 정리하기

이렇게 우선순위를 정해 할 일을 파악했다면 다음은 스케줄을 정리한다. 시간을 효율적으로 계획하기 위해서는 시간대별로 여러 개의 일정표를 짜는 것이 좋다.

먼저 3개월을 한 단위로 잡은 계획표를 만든다. 이는 프로젝트나 중심 목표에 관한 일정을 짤 때 사용한다. 우선순위 B에 해당하는 일도 여기에 포함한다. 다음은 주 단위 계획표를 만든다. 각각의 업무 시한이 부딪히지 않게 계획할 수 있고, 주요 업무를 끝내는 데 필요한 시간을 분배할 수 있다.

마지막은 세부적인 내용을 담은 일일 계획표를 만든다. 각 업무의 소요 시간을 예상해 적절히 시간을 분배하되, 예상 밖의 요소가 생길 수도 있으므로 너무 빡빡하게 스케줄을 잡지 말고 약간의 여유를 두자.

Step 4. 미루지 않는 습관 들이기

구체적인 스케줄을 정리했다 해도 나쁜 습관을 그대로 유지하면 아무 쓸모가 없다. 업무 시 가장 중요한 일 또는 내키지 않는 일을 먼저 처리하는 습관을 들이자. 어려운 과제를 먼저 해결하면 스트레스가 줄어 나머지 일을 수월하게 해결할 수 있다. 또 해야 할 업무마다 시한을 정해 계획한 시간 안에 끝내는 습관도 필수다. 이때 급작스러운 요청이나 부탁은 지혜롭게 거절하는 용기도 필요하다. 업무가 도중에 중단되면 다시 준비하고 집중하는 시간이 필요하므로, 한 가지 일에만 전력을 다하는 것이 좋다. 가능하면 같은 시간대에 같은 일을 하고, 메일로 답하거나 전화 통화를 하는 등과 같이 비슷한 업무는 모아서 한 번에 처리한다.

마지막으로 다음 날 할 일에 대해 약간의 시간을 투자하자. 퇴근하기 전 책상을 깨끗하게 정리하거나 관련 자료를 꺼내서 비치하고, 해야 할 일을 파악하는 등의 간단한 사전 작업만으로도 다음 날 출발이 달라진다. 준비 단계를 생략함으로써 물리적인 시간이 절약돼 다음 업무에 대한 부담이 줄어든다.

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