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비워야 채울 수 있다
정리·정돈 노하우

불필요한 것을 없애고 찾기 쉽게 정렬하는 것만으로도 시간과 에너지가 절약돼 일의 효율이 높아진다는 것을 알고 있는가?
잠시 주변을 둘러보자. 필요한 물건을 찾는데 10초 이상 걸리거나 각종 메모와 영수증이 업무 공간을 어지럽히고 있다면,
서랍장이나 책꽂이에 무엇이 자리하고 있는지 바로 대답하지 못한다면, 당신은 지금 당장 주변 정리가 필요하다.

글 편집실

정리·정돈 노하우

Step 1. 깔끔한 사무 공간의 시작, 버리기

정리 정돈의 첫 번째 단계는 ‘버리기’다. 아무리 열심히 정리해봤자 불필요한 물건을 그대로 쌓아두면 일주일도 못 가 다시 주변이 어지럽혀진다. 지금 가지고 있는 물건 중 필요없는 것들을 골라내 버리는 일부터 시작하자.

누군지 기억도 나지 않는 명함, 뜯지도 않은 우편물, 읽지도 않는 정기간행물, 잉크가 말라버린 채 연필꽂이를 차지하는 펜만 버려도 책상 위가 한결
깔끔해진다. 어떤 물건을 버려야 할지 판단이 서지 않는다면 그 물건의 사용 빈도를 따져보자. 3개월 넘게 사용하지 않았거나 ‘언젠가는 쓰겠지’ 하는
마음으로 보관하고 있다면 과감히 처리한다. 만일 쓰지는 않지만 절대 버릴 수 없는 것이라면 작업 공간에 두지말고 보관함을 마련해
넣어두자.

정리의 목적은 공간을 아름답게 하는 것이 아니라 환경을 바꿔 업무에 도움이 되고자 하는 것이다. 필요 없는 물건을 골라내 현재 자신에게
필요한 것이 무엇인지 점검해보자.

용도별로 분류하고 자리 지정하기

Step 2. 용도별로 분류하고 자리 지정하기

두 번째 단계는 ‘분류하기’다. 각종 문구류나 서류, 업무 관련 도서 등은 현재 사용하는 물건과 앞으로 사용할 물건으로 나누어 분류한다. 이때 서로 관련 있는 물품을 한곳에 두는 것이 좋은데, 이를테면 묶음용 도구(집게, 클립, 테이프), 필기도구(펜, 색연필, 지우개, 형광펜), 개인 용품(영양제, 화장품, 간식)처럼 같은 카테고리의 물품을 한곳에 분류하는 식이다.

같은 그룹별로 모아두면 필요할 때마다 찾는 번거로움이 줄어 시간이 절약되고 집중력도 높아진다. 또 이렇게 분류해보면 스테이플러심이나 포스트잇 같은 소형 사무용품을 얼마나 많이 가지고 있었는지 새삼 알게 될 것이다. 필요한 물건은 하나씩만 있으면 된다. 사용할 만큼만 남기고 나머지는 공동 용품함에 돌려놓아 쓸데없는 낭비도 줄이자.

분류를 마쳤다면 어디에 어떤 물건을 둘지 자리를 지정한다. 예를 들어 서랍장이라면 손이 닿기 쉬운 첫 번째 칸에는 자주 사용하는 사무용품을 보관하고 두 번째 칸에는 파일과 서류, 마지막 칸에는 화장품이나 위생에 쓰이는 제품을 보관하는 식으로 기준을 정하면 된다.

소소한 꿀팁 적용해 정리하기

Step 3. 소소한 꿀팁 적용해 정리하기

물건의 지정석까지 만들었다면 정리가 거의 끝난 것이나 다름없다. 마지막 단계는 소소한 스킬로 각종 용품 ‘정리하기’다. 책장을 정리할 때는 책의 크기대로 정리하지 말고 주제별로 정리해야 찾기 쉽다. 정리의 목적은 필요할 때 손쉽게 찾기 위해서라는 점을 명심하자.

또 책상 위 서류는 위아래로 포개놓으면 아래쪽 것을 집어 들기 위해 책상이 엉망이 되니 세워 두는 것이 좋다. 유의할 점은 각 수납공간은 총량의 80%를 넘지 않도록 늘 여유 공간을 둬야 한다는 것. 새 물건을 들이면 기존 것을 버리거나 옮겨 80%만 사용하자.

이 밖에도 책상 위 마우스 선, 전화선, 모니터 선 등이 어지럽게 얽혀 있다면 케이블 선을 이용해 가지런히 한데 모으고, 영수증을 모을 때는 서랍 안에 그냥 두지 말고 지퍼팩이나 클립을 이용하자. 메모지에 적어 놓은 연락처는 휴대폰 주소록에 저장하고, 명함은 사진 촬영해 데이터로 남겨두거나 명함관리 애플리케이션을 이용하자.

이렇게 정리를 마쳤다면 늘 깔끔한 상태를 유지하기 위해 정리 습관을 들여야 한다. 사무용품은 쓰고 난 즉시 원래 자리에 돌려놓고, 퇴근 무렵 3분만 투자해 책상을 치워보자. 다음날 아침 사무실에 들어섰을 때 상쾌함과 고요함이 당신을 맞을 것이다.

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