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이것만 알면
영문 메일 작성 끝!

한글로 메일을 작성하는 일은 워낙 자주 하는 터라 크게 어려움을 못 느끼지만, 영문으로 메일을 작성해야 한다면 상황이 달라진다. 해외 영업 담당자가 아니더라도 업무를 하다 보면
종종 해외 출장을 가거나, 해외에 자료를 요청해야 하는 순간이 생긴다. 그때마다 영어를 잘하는 팀원에게 물어볼 수도 없는 노릇. 이 같은 고민을 덜어주고자,
이번 호에는 영문 메일 작성 시 유의해야 할 점과 상황별 예문을 정리해보았다.

영문 이메일 형식

TIP 영문 이메일 형식


1받는 이 To : abcdef@mobis.co.kr
참조 Cc :
숨은참조 Bcc :
2제목 Subject : 3인사말 Dear Mr, Smith 4본문 Body 5맺음말 Sincerely yours, 6서명 Signature

TIP 영문 메일 작성 시 활용할 수 있는 표현

· ~에 대한 이메일 감사드립니다. Thank you for your e-mail concerning~
· ~에 대해 문의하고 싶습니다. I would like to inquire about ~
· ~인지 알려주시겠습니까? Could you please let me know if you can ~
· 첨부한 ~을 확인해주시기 바랍니다. Please fi nd attached ~
· ~ 씨의 이메일을 전달합니다. I am forwarding [ Mr. ~ ] email to you.
· 답변 기다리겠습니다. I look forward to hearing from you.
· 불편을 끼쳐 죄송합니다. We would like to apologize forany inconvenience
· 질문 있으시면, 언제든지 연락 바랍니다. If you have any questions, please don’t hesitate to contact me.

제목은 스팸 메일로
분류되지 않도록

이메일에 제목을 쓰지 않거나 혹은 제목을 ‘Hi’,
‘Thank you’ 등으로 작성하면 스팸 메일로 분류될 수 있다.
그러므로 이메일을 보낼 때 제목은 반드시 작성하고,
전체적인 내용을 전달할 수 있도록 하되 짧고 명료하게 쓴다. ex) Agenda for the February 1, seminar 2월 1일 안건, 세미나

인사말 뒤에는 직책과
성(姓)만 기입

인사말 뒤에는 직책과 성(姓)만 기입 인사말에서는
통상적으로 이름을 사용하지 않고 성을 붙인다.
직책이 있다면 Mr 대신 직책을 쓰고 성을 붙인다.
‘To Smith’ 혹은 ‘Hi, Smith’, ‘Hello, Smith’ 등은
비즈니스 메일에서는 사용하지 않는다.
특정 수신인이 없을 때는 수신인 이름 대신 회사명을 쓰기도 한다.ex) 성만 알 때 _ Dear Sir / Dear Madam 다수일 때 _ to whom it may concern

본문은 간결하고
진중하게

한 단락에 자기소개, 주요 내용, 첨부 파일 설명등을
핵심만 간추려 짧게 쓴다. 스크롤 바를 움직이지 않고
한눈에 읽을 수 있는 정도면 적당하다.
한 문장이 끝날 때마다 줄을 바꿔주고, 단락이 바뀔 때는
3~5자 정도 들여 쓰거나 한 행을 띄어 쓴다.
내용이 많을 때는 First, Second, Finally와 같은 단어를 쓰고,
문단을 명확히 나눠 알아보기 쉽게 작성한다.

첨부파일은 인터넷 환경,
OS, 버전 등을 고려해서

나라마다 인터넷 환경이 다르므로 첨부파일은 되도록 저용량으로
보내고, 컴퓨터 OS나 프로그램 버전과 관계없이 읽을 수 있는
RTF 혹은 PDF형식으로 변환해 보내는 것이 가장 바람직하다.
hwp(아래 한글) 파일은 해외에서 사용하지 않으며,
doc(MS Word) 파일도 사용 버전에 따라 다르게
보일 수 있기 때문이다.

맺음말은 정해진
형식대로

맺음말은 정해진 형식이 있으므로 그것에 맞게쓰되
‘,(반점)’ 뒤에는 반드시 본인의 직책, 성, 이름 등을 남긴다.ex) Sincerely yours, / Yours sincerely, /Sincerely,
/ Yours faithfully, / Yours Truly,

회신을 위해
서명은 필수

예전에는 자필 서명을 반드시 포함했지만, 요즘은
점차 생략하는 추세다. 상대방을 배려해 발신자의 이름,
연락처, 직책 등을 기입한다.ex) Hong Gil-dong
PR Management Team. HYUNDAI MOBIS Co., Ltd.
Email: gildong.hong@mobis.co.kr
Phone: +82-2-1234-5678

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